Duurzame verandering realiseer je alleen met nieuwe spelregels

“Als je van situatie A naar situatie B wilt veranderen, dan moet je daarvoor de methodes van B gebruiken.” Deze uitspraak hoorde ik voor het eerst tijdens een opleiding op het Sioo van veranderkundige Hans Vermaak. Sindsdien heeft hij ons al vaak geholpen om verandertrajecten vorm te geven. Maar hoe en wat is het idee erachter?

‍

Als je een verandering in je organisatie wilt realiseren, van een huidige situatie A naar een nieuwe situatie B, dan kan dat niet met de methodes uit je huidige situatie. In plaats daarvan kun je je beter afvragen: Hoe zou ik dit aanpakken, als ik al in de nieuwe situatie B was? Door deze nieuwe methoden in je verandertraject te gebruiken, realiseer je blijvende verandering. Maar waarom is dit zo en hoe kun je dit gebruiken?

‍

Waarom niet de spelregels van A

‍

Elke organisatie heeft op elk moment haar eigen methodes, principes en spelregels. De manier “waarop wij dingen hier doen”. Bijvoorbeeld de manier waarop besluiten worden genomen (”we praten het uit tot iedereen het erover eens is”), de manier waarop projecten aangestuurd worden (”bij ons zijn de projectmanagers voor alles verantwoordelijk”) of de manier waarop je met elkaar omgaat (”we zijn een familie en zeggen alleen aardige dingen tegen elkaar”). Dit is het gedrag wat je onder druk vertoond, wat iedereen gewend is en wat je makkelijk kan verdedigen. Als je een blijvende verandering wilt realiseren, dan zul je voor het veranderproces van deze principes afstand moeten nemen. Anders houden de oude methodes je in de oude situatie gevangen.

‍

Stel je een organisatie voor, waar het gebruikelijk is, om projecten voordat je begint grondig te analyseren en tot in detail te plannen (situatie A). Deze organisatie wil wendbaarder worden en flexibeler op de veranderende omstandigheden reageren (situatie B). Om deze verandering te realiseren zal deze organisatie geneigt zijn, een grondig gepland verandertraject op te zetten. Daarin stippelt ze tot in detail uit, hoe zij in de toekomst wendbaarder zal zijn. De verandering zelf loopt door deze aanpak enorme vertraging op, omdat verschillende commissies en werkgroepen erover moeten buigen en hun akkoord moeten geven. Uiteindelijk wordt een enorm procesmonster ontworpen, met nieuwe verantwoordelijkheden, reporting lines en processtappen. Met jaren vertraging wordt een verlammend nieuw systeem ingevoerd, dat veilig voelt, maar de organisatie niet wendbaarder maakt. Je blijft als het ware in situatie A hangen.

‍

Gebruik de nieuwe spelregels van B

‍

In plaats daarvan kun je je beter afvragen: Hoe zou ik dit aanpakken, als ik al in de nieuwe situatie B was? Met welke methodes en principes zou ik dan een verandering realiseren? Vervolgens gebruik je deze nieuwe spelregels voor je verandertraject. Dat voelt per definitie bijna altijd spannend, want het is nieuw en onwennig. En dan weet je dat je op de goede weg bent. Doordat je deze nieuwe spelregels in je verandertraject inzet, leren mensen in je organisatie ermee om te gaan. Ze kunnen oefenen en met vallen en opstaan nieuwe methodes toepassen. Zo realiseer je uiteindelijk blijvende verandering.

‍

Laten we teruggaan naar onze fictieve organisatie, die graag wendbaarder wil worden. Ze gaan het avontuur aan en zetten een veranderproces in gang, zonder alle tussenstappen vooraf te plannen. Het heldere doel om wendbaarder te worden is de leidraad. Een klein onderdeel van de organisatie experimenteert met een agile werkwijze. Ze proberen direct uit, hoe ze dit in hun dagelijks werk kunnen inzetten en leren wat werkt en wat niet. Omdat ze dit op kleine schaal doen, zijn fouten geen probleem maar juist waardevolle lessen. Met de aangepaste methode gaan nog een aantal afdelingen aan de slag en verfijnen samen de aanpak. Zodra de meerderheid resultaten boekt en meetbaar wendbaarder is geworden, wordt de werkwijze aan de hele organisatie ter beschikking gesteld en kunnen alle afdelingen ermee aan de slag. De organisatie als geheel heeft geleerd en een nieuwe werkwijze niet uitgerold maar echt eigen gemaakt.

‍

Wat betekent dit voor mij?

‍

Als je blijvende verandering wilt bereiken, dan kan dit alleen als je ook een nieuwe veranderaanpak gebruikt. Als je je oude manieren toepast, dan blijf je in het verleden hangen. In plaats daarvan moet je de spelregels uit de toekomst gebruiken om je eigen toekomst te creëren. Dat is vaak spannend. En heel belonend als het werkt.

‍

Welke nieuwe spelregel ga jij vandaag toepassen?

‍

‍