‘We doen het nou eenmaal zo’, ‘dat is van voor mijn tijd’ en ‘geen idee eigenlijk’. Allemaal veel voorkomende antwoorden op een vraag als “waarom doen jullie dit zo binnen jouw organisatie”. En zeg nou zelf, heb jij dat antwoord niet ook al een keer gegeven? Dat is misschien ook wel logisch, want je hebt je bordje al vol met de zaken die er op dit moment spelen. Zeker in deze tijd. En waarom iets wat er al staat op de schop gooien?
Je hebt pijn waarvan je niet weet dat je het hebt. Daarom wil je iets op de schop gooien wat er al staat. Precies daar zit de kans om echt iets te doorbreken. Dit soort antwoorden, ‘dat doen we nou eenmaal zo’, zijn rode vlaggen. Je hebt last van het verleden, zonder dat je het in de gaten hebt. Je hebt “Organizational Debt”.
Hoe mooi zou het zijn als je een organisatie hebt, waar je geen last hebt van het verleden. Laten we realistisch zijn; nauwelijks last hebt van het verleden. Je bent dan als organisatie in staat in te spelen op de uitdagingen van vandaag en morgen. Je bent enorm adaptief. En dat wil je, omdat de wereld sneller verandert dan ooit tevoren. Maar laten we beginnen bij het begin.
Wat is Organizational Debt
Schuld kennen we van oorsprong uit de financiële wereld als de som van geld wat je iemand ‘schuldig’ bent door een lening of dienst wat nog niet is afbetaald. In veel tech start-ups is Technical Debt ook een bekend fenomeen, maar ook bij grote corporates. Dan praat je over de schuld die je hebt van technische keuzes die je in het verleden hebt gemaakt, om bijvoorbeeld onder hoge druk snel iets af te krijgen. Even een quick fix, of een makkelijke hack neerzetten. Die blijkt misschien later onhandig te zijn voor de verdere ontwikkeling, maar dat zien we later wel.
Maar het fenomeen Organizational Debt is voor veel mensen nog onbekend en daarmee een gevaarlijke sluipschutter. De definitie ervan is: De schuld die je als organisatie draagt door de keuzes die gemaakt zijn in het verleden. Startup guru Steve Blanks heeft er een uitgebreid artikel over geschreven, specifiek voor startups. Maar het probleem geldt voor iedere organisatie, ongeacht welke fase van ontwikkeling.
Het is een gevolg van een aaneenschakeling van keuzes rondom regels, processen, functies en waarden die in de loop van de tijd vastgroeien. En het probleem wordt groter, naarmate de organisatie groeit. Zeker bij start-ups ligt het gevaar van Organizational Debt op de loer. In de snelheid om het doel te halen, wordt nog wel eens een hoekje afgesneden. Maar ook bij grote(re) organisaties kan je hier enorm pijn van hebben.
Organizational Debt is de schuld die je draagt als organisatie door keuzes die je in het verleden hebt gemaakt
Controle mechanisme als voorbeeld
Een tweeledig voorbeeld, dat veel bedrijven misschien wel bekend voorkomt: Stel je hebt afspraken gemaakt rondom declaraties, maar nog geen harde controles ingesteld. En onlangs heeft iemand precies daar ‘gebruik’ van gemaakt. Hij is aan de haal gegaan met de declaraties en je hebt torenhoge kosten die maand. Om dat in de hand te houden stel je een controleproces in. Tot zover klinkt het niet onlogisch, dat zou je zeggen. Maar dit is al de eerste stap weg van het vertrouwen van je medewerkers. Je hebt namelijk iemand anders nodig die dit controleproces moet uitvoeren. Het kost dus tijd, geld en nog belangrijker: vertrouwen. Op het moment zelf kun je dit nog verantwoorden vanuit standaardisatie en voorspelbaarheid.
Dan fastforward een jaar of 5 daarna. Er zijn in de tussentijd nog wat soortgelijke incidenten geweest die deze route verantwoorden en er zijn nog meer controlerende afdelingen ingevoerd. Maar in de tussentijd zijn er ook concurrenten die met meer innovatie beter aansluiten op de behoeften van de markt. Je wilt ook een slag slaan om het bij te benen, of in ieder geval niet verder achter te lopen. En je wilt dat je medewerkers ondernemender of innovatiever worden, zodat je organisatie sneller kan reageren. En dat is het moment dat je de pijn gaat voelen van de keuze uit het verleden. Elk idee die je medewerker heeft en budget nodig heeft, moet nu langs een aantal interne afdelingen voordat diegene dit kan uitvoeren. Daar gaat je snelheid. En nog erger, de ondernemende mindset van je collega’s. Want na twee keer dat ervaren te hebben is diegene er wel klaar mee.
Hoe pak je Organizational Debt aan?
Schuld oplossen is niet leuk, het doet pijn. Bij financiële schuld is de oplossing heel helder. Minder uitgeven, of zorgen dat er meer geld binnen komt. Bij Technical Debt is dat al wat minder helder, maar zorgt er vaak voor dat er code opnieuw geschreven moet worden zonder dat er nieuwe functionaliteit bij komt. Ook iets pijnlijks, maar heeft wel zicht op een ‘mooiere’ toekomst. Organizational Debt aanpakken is een ander niveau, omdat het niet om geld of code gaat maar om vaak minder tastbare zaken. Het is daarmee een stuk complexer.
Organizational Debt zit verweven in de ongeschreven regels, de processen en de functies. Of zelfs in de waarden of cultuur van je organisatie. Ga er maar aan staan. Laten we het klein aanpakken: het begint bij het ontdekken en herkennen. Om ze vervolgens bij de wortels aan te pakken.
Vecht deze organisatorische schuld aan door altijd kritisch te blijven. Heb je een regel of keuze waar je over twijfelt waarom die bestaat? Bijvoorbeeld die ene declaratie, of het controlemechanisme. Verzamel een team en ga de diepte in om te ontdekken waarom dat ook alweer zo was. De methode ‘5-times why’ is beproefde methode om dat aan te pakken. En mocht die regel of keuze niet meer valide zijn, heb je een perfecte kans te pakken om mee aan de slag te gaan. Stop er mee, vervang hem voor een principe of doe iets heel anders. Maar laat zo’n kans niet liggen, voordat het later nog meer pijn doet.
Pak het aan voordat het nog meer pijn doet
Even resumerend. 5 jaar geleden is er een keuze geweest, die op dat moment heel logisch leek en ook weinig of geen gevolgen zou hebben. Nu, 5 jaar later heb je ervaren dat het vooral meer bureaucratie heeft opgeleverd en mensen tegenhoudt initiatief te pakken. Je staat nu op een belangrijke keuze. Nu aanpakken of laten liggen. Laten liggen is misschien wel aanlokkelijk, maar het gevaar ervan is groot: Een regel, die er is, heeft andere, nieuwe regels tot gevolg. De effort die nodig is om iets aan te pakken groeit dus naarmate de organisatie groeit en complexer wordt. De onderstaande visual geeft dat mooi weer.
Hier zie je visueel hoe de keuze 5 jaar geleden nog niet veel impact had, het lijkt ook makkelijk terug te draaien. Nu is het al een stuk moeilijker, maar nog altijd makkelijker dan wanneer je dit nog langer laat liggen. Kortom, pak het nu aan!
Start changing by stopping
In een eerder artikel beschreef ik hoe je een verandering op gang brengt door juist te stoppen. Bijvoorbeeld te stoppen met meetings waarvan je de bijdrage ziet, of rapportages die toch niet gelezen worden. Dat is precies wat je bij Organizational Debt moet doen. Door te stoppen met een keuzes of regels uit het verleden, bevrijd je letterlijk je organisatie van onnodige bureaucratie.
Follow the tension
Herkennen van Organizational Debt patronen is voor de ene collega makkelijker dan voor de andere. Om je daarbij een handje te helpen hebben we vanuit Prototyping Work een aantal stappen ontwikkeld waarmee je dit zou kunnen herkennen. We noemen de eerste fase ‘Follow the Tension’. Een tension is dat onbehaaglijke gevoel, je weet dat er iets anders of zelfs beter kan. Het is het gat tussen waar je nu staat en waar je zou willen/moeten zijn. Het is jouw kans om datgene aan te pakken wat in de weg staat om het maximale uit jezelf of jouw team/organisatie te halen.
We hebben een serie werkboeken ontwikkeld die jou helpen bij het vinden van die Tension. En niet alleen dat. Elk werkboek helpt jou door middel van praktische tools en tastbare voorbeelden, door de stappen van het proces heen.
