Prototypen kunnen we allemaal. Dat staat voorop. Sommige organisaties pikken het net nog iets sneller op dan andere. Neem IT organisaties als voorbeeld. Daar lijkt de adaptatie van de methodiek nog groter te zijn. Dat moet een reden hebben. We hebben onderzocht waarom dit zo is. Hieronder een top 5 van onze conclusies.
Eerst: waarom prototyping?
Wat kan je bereiken met prototyping? De kracht is complexiteit klein maken. Moeilijke, uitdagende onderwerpen worden vaak niet opgepakt. Te lastig, te groot, of je hebt gewoonweg niet het lef om het aan te gaan. De kans dat je eindeloos blijft analyseren of uitstellen is groot. De oplossing is om in beweging te komen. Door het opknippen van de opgave in hele kleine prototypes die je uiteindelijk stapsgewijs naar het doel brengen wordt dit makkelijker. Het kan met elke uitdaging waar je voor staat. En komt echt tot zijn recht bij de complexere uitdagingen. Denk hierbij aan vertrouwen, autonomie, psychologische veiligheid, eigenaarschap, you name it.
Prototyping wordt hierdoor ook steeds meer opgepikt door de managementgoeroes. Zij zien prototypen als het middel om organisaties te ontwikkelen. Zo wijdt Gary Hamel in zijn nieuwe boek Humanocracy (2020) hier veel ruimte voor in. Hij geeft aan dat mensen prototyping nodig hebben om adaptief te worden en te blijven. En dit is een 2025 skill die iedereen zou moeten hebben om succesvol te kunnen zijn in deze veranderende wereld volgens het WEF. Aaron Dignan in Brave New Work (2019) geeft aan dat prototyping organisaties gaat helpen om meer people-centric te worden en complexiteit af te bouwen. En juist dat maakt je als organisatie wendbaar.
“Gary, our organization needs to change faster”. So I ask them a question, “have you trained every employee to think like an activist? Do they know how to build a prototype?.” “No, we’ve never done that.”
5 redenen waarom prototyping zo goed werkt
Met onze achtergrond in IT, met meer dan 20 jaar ervaring, is het niet onlogisch dat dit de bedrijven of afdelingen zijn waar wij veelal aan de slag zijn. In de afgelopen jaren zijn we volop bezig om dit soort organisaties en afdelingen te veranderen naar progressieve organisaties. En dit is niet de enige reden. Wij ervaren dat Digital agencies en IT afdelingen zich nog sneller aanpassen en het prototypen onder de knie krijgen dan andere organisaties.
Hoe komt dat nu precies? Een analyse met 5 redenen waarom:
1. IT bepaalt The speed of change
Niets is zo veranderlijk als digitalisering en nergens gaat de ontwikkeling zo snel als daar. Deze organisaties zijn gewend aan constante verandering. Hierop is de manier van werken al aangepast.
IT afdelingen en organisaties lopen eigenlijk al jaren voorop in de manier hoe we werken en hoe we georganiseerd zijn. Agile werken heeft niet voor niets zijn origine in de software development. En daar blijft het niet bij. Deze organisaties gaan verder. Al is het sociocratie, holacracy, teal management of zelfmanagement. Veel IT organisaties durven de stap sneller te nemen. Zo breiden deze organisaties zich als eersten uit naar volledig zelfsturende organisaties.
Binnen IT organisaties is de urgentie en het besef er dat verandering een gegeven is. In een constant veranderlijke wereld moet je mee veranderen en met prototyping kan dat ook, constant. De truc is om de medewerkers niet alleen IN hun organisatie, maar ook AAN hun organisatie te laten werken. Prototyping helpt op deze manier om de stap te maken naar die progressieve organisatie. Opvolgend helpt prototyping om als progressieve organisatie jezelf te blijven ontwikkelen
In a constantly changing world, you have to change with it, and with prototyping, you can, constantly.
2. Agile mindset
Agile werken komt uit de software development en is geïntroduceerd om enerzijds samenwerking te optimaliseren en anderzijds sneller resultaat te leveren.
Prototyping is gebaseerd op deze twee gedachten. Door een ritme te faciliteren waarbij het team constant met elkaar in gesprek blijft, creëer je een optimale samenwerking. Het terugkerende karakter zorgt ervoor dat je net als Agile en Scrum, een gewoonte maakt van de verandering. Daarnaast is het Agile principe “better done than perfect” ook op prototyping van toepassing. Een prototype hoeft niet perfect te zijn, een prototype moet radicaal zijn en klein genoeg om te valideren in 2 a 3 weken. Het gaat erom dat je in beweging komt en blijft. Good enough for now and safe enough to try.
Deze overeenkomende mindsets helpt deze organisaties om prototyping snel te introduceren en onder de knie te krijgen.
create a minimal viable change (MVC). Good enough for now and safe enough to try
3. Veel jonge mensen / organisaties
We doen niet aan leeftijdsdiscriminatie, maar IT bedrijven zijn meestal jongere afdelingen. Waarom is dit belangrijk? Omdat zo’n afdeling minder organizational debt heeft. Het beschikt minder over legacy, conservatieve vormen van samenwerken, principes en procedures die de veranderingen binnen de organisatie kunnen vertragen.
Deze debt zorgt ervoor dat ideeën sneuvelen, dat initiatieven sterven en dat creativiteit en innovativiteit wordt doodgeslagen. Hoe jonger de organisatie, des te minder organizational debt er heerst en hoe vrijer de organisatie is om veranderingen door te voeren zonder enige rem. Hierdoor kunnen deze organisaties sneller toekomen aan de echt belangrijke zaken, zoals psychologische veiligheid, effectiviteit, maar ook klantgerichtheid of gewoonweg plezier.
Uit ervaring zien we dat medewerkers bij deze jonge organisaties het extra spannend vinden om eigenaarschap te pakken en verantwoordelijkheid te nemen. Prototyping kan ze meer structuur geven, zodat zij durven eigenaarschap te pakken.
Encourage bravery, this will help your employees to change faster
4. Naast werken in, werken aan de organisatie
De operatie is de killer van veel belangrijke zaken zoals innovatie en teamperformance. Doordat je al je tijd bezig bent met jouw klant of organisatie, houd je geen tijd over voor andere belangrijke zaken: namelijk de vraag “hoe worden wij beter als team”.
IT bedrijven zien deze problematiek al langer. Door het toevoegen van retrospectives aan hun manier van werken, worden onderwerpen welke hun team performance kunnen verbeteren iedere sprint besproken.
Echter blijven retrospectives vaak oppervlakkig. Prototyping is ontwikkeld om constant te werken aan je team. Deze onderwerpen zijn geen bijvangst, maar het hoofddoel. Pak die complexe onderwerpen aan en verander ten goede!
Let employees work ON the organization, next to IN the organization.
5. Veiligheid
Een organisatie waarbij blaming en shaming wordt toegepast is naast ineffectief ook onmenselijk. Bravery is een kerncompetentie van een organisatie. Mensen die durven om zich uit te spreken, durven om initiatief te tonen veranderen de organisatie voor het goede. Zelfs als het het kleinste onderwerp betreft.
Bij IT organisaties zie je deze bravery terug in het ontwikkelproces. Fouten maken is een onderdeel van ontwikkelen. Het verkeerde maken of op de verkeerde manier hoort bij het ontwikkelproces en de leercurve van een team en de individuen die zich daarin bevinden. Deze mindset helpt teams en organisaties. Wanneer je wilt veranderen, dan moet je ook durven falen. Wanneer je dit als team onder controle hebt, durven mensen eerder initiatief te nemen of zich kwetsbaar op te stellen.
Prototyping is gestoeld op leren door te experimenteren. Sneller valideren, sneller falen en sneller leren. Door de growth mindset te ontwikkelen binnen een team, ontwikkel je een team die falen als onderdeel beschouwd van slagen.
Fail faster
Conclusion
Prototyping werkt altijd. Echter is het een nieuw ritme, een denkwijze en een ritme. Je moet willen, kunnen en mogen veranderen.
Uit de analyse blijkt dat een IT afdeling of Digital Agency eerder voldoet aan deze voorwaarden. Zij kunnen nog sneller aan de slag met prototyping binnen de organisatie! Je hebt de beste voorwaarden om dit snel en succesvol te introduceren en daarmee de volgende stap te zetten.
