Samenvatting
Als IT organisatie zet Yellowstar de mens centraal in de markten van productie, handel, retail en logistiek. En met succes. De organisatie groeit snel in een vrij traditionele markt. Door deze groei ontstond er een innovatieve blik op de organisatie van Yellowstar. Geïnspireerd door zelfsturende frameworks wilde het managementteam engagement en autonomie bij de medewerkers vergroten. Daarnaast ontstond er bij de medewerkers een behoefte om te kunnen groeien buiten de bestaande kaders. Daniel Pink zegt treffend: “ Ieder mens heeft de behoefte om zelfstandig keuzes te maken, die bijdragen aan een hoger doel. Wanneer mensen die autonomie krijgen en voelen, bereiken ze meer en leven ze een rijker, gelukkiger leven”.
In plaats van deze vernieuwende visie gewoonweg opleggen, koos Yellowstar bewust voor een ontdekkingsreis in samenwerking met Prototyping Work. Het avontuur startte met twee teams. Door middel van ‘prototyping’, ontdekten ze gezamenlijk wat wel en vooral ook wat niet werkte. Op die manier ontstond er een unieke reis naar meer bevlogenheid en autonomie welke na 3 maanden al een groei van 32% in autonomie opleverde.
“Prototyping heeft ons een nieuwe basis voor vernieuwing gegeven, waarbij daadwerkelijk iedereen op zijn eigen kracht kan deelnemen”
De case
Introductie van Yellowstar
Yellowstar bundelt brede kennis over IT en logistiek in onderscheidende software voor optimale ketensamenwerking. Zij onderscheiden zich in de markt voornamelijk door gepassioneerde medewerkers in combinatie met de passie voor de eindgebruiker van het systeem. Waarbij de software zich aanpast naar de wensen van de gebruikers en niet andersom.Ze noemen dat “IT for Social supply chains”. De organisatie bestaat inmiddels meer dan 12 jaar en groeit gestaag door. Yellowstar heeft al 4 jaar op rij een FD award binnengesleept voor hun snelle groei en scoort hoog in de jaarlijkse Great Place To Work onderzoeken.
Yellowstar heeft 2 vestigingen in Nederland en 1 in Duitsland. Softwaretechnologie en logistieke kennis zetten ze in voor het verbinden en versnellen van kapitaalintensieve supply chains. Maar even zo goed realiseren zij intermodale transport management systems (TMS), dynamische planborden, terminal operating systems (TOS) en klant- of carrierportalen. Vanuit hun overtuiging zetten ze de mens centraal, zowel bij de klant als bij de medewerkers. Ieders job wordt leuker en aantrekkelijker. Ze hebben dan ook als tagline: ‘Plan yourself a smile!’
De uitdaging voor autonomie
De groei van de organisatie laat zien dat ze een bewezen succesvolle formule hebben. Toch ontstond er bij zowel de medewerkers als de leiders van Yellowstar de behoefte naar anders organiseren. Allereerst was er vanuit het management al interesse in nieuwe manieren van organiseren. Wat zijn mogelijkheden en hoe zouden deze kunnen bijdragen aan Yellowstar? Ten tweede gaven medewerkers aan tegen het plafond van groei op te lopen binnen de huidige teams. Genoeg reden voor een ontdekkingsreis dus, maar hoe pakt een bedrijf als Yellowstar dat zorgvuldig aan?
De oplossing
Gepassioneerde medewerkers zijn gebaat bij autonomie, aangezien dit leidt tot meer bevlogenheid. Wat gebeurt er als je meer autonomie creëert in een organisatie? Vaak betekent dit onder andere meer verantwoordelijkheid en eigenaarschap bij de medewerkers. Dit gaat dan gepaard met minder hiërarchie en dus minder management.
Er zijn momenteel meerdere organisatievormen of eigenlijk templates die geïmplementeerd kunnen worden: Holacracy of S3.0. Maar zorgvuldigheid is geboden, want in een klap veranderen zorgt voor nauwelijks draagvlak. Samen met Prototyping Work zocht Yellowstar een manier om klein te beginnen en stap voor stap te ontdekken hoe autonomie kan werken in en voor de teams. Wat levert het op? En passen die uitkomsten bij de ambities van de organisatie en haar gepassioneerde medewerkers?
Er werd gestart met twee teams. Met de Prototyping Work methodologie sloten we aan bij het al bestaande scrum ritme van twee weken. In elke iteratie werden experimenten ontwikkelt en getest. Deze experimenten ontstonden op basis van zogenaamde spanningen of uitdagingen.
Allereerst werden de huidige uitdagingen in kaart gebracht. Dan wordt er een belangrijke uitdaging uitgelicht, welke vervolgens in een bredere context wordt geplaatst. Zodoende ontstaat er een gemeenschappelijk begrip van de uitdaging en raakt het team ervan overtuigd dat deze uitdaging aangepakt moet worden. De derde stap in het proces is het bedenken van experimenten, prototypes, die de uitdaging kunnen ‘oplossen’. Prototyping Work faciliteert dit creatieve proces door energieke, soms hilarische werkvormen (link naar bijv superhero). Hierdoor daagden ze de teams uit om innovatief denken, bijv. met elementen uit de holacracy of S3.0. En dan komt de leukste en laatste stap: kijken of een prototype werkt. Parallel aan deze iteraties ontstaat organisch de behoefte om ook de ‘purpose’ van en de rollen binnen het team te analyseren: waarom doen we het? En doen we het juiste? Worden we daar blij van? Ook deze vragen worden met behulp van de methodologie beantwoord.
Groei in autonomie als resultaat
Nieuwe organisatievormen ontdekken en onze gepassioneerde medewerkers laten groeien. Dat was de wens van Yellowstar. Het creëren van meer autonomie door middel van de Prototyping Work methodologie leek hiervoor de oplossing. Is het gelukt?
Na de eerste drie maanden zijn de volgende resultaten zichtbaar:
- In vergelijking tot de nulmeting aan het begin van het traject is hun autonomie volgens medewerkers met 32% gegroeid. Ook groeide de bevlogenheid met 12%.
- De twee teams ontdekten een purpose en rolverdeling waarin ze zich allereerst thuis voelen, maar waar ze vooral ook ambitie in kwijt kunnen.
- Het continue prototypen zorgt voor een creatieve en adaptieve mindset en ieder team leert wat wel voor hen werkt en wat juist niet.
Daarnaast zagen we ook een enkele mooie indirecte resultaten:
- Door het werken aan uitdagingen als team ontstond er meer psychologische veiligheid binnen de teams
- Een mooi effect van het proces is ook dat medewerkers meer lef tonen en laten zien dat ze zelf, met hun team, obstakels uit de weg willen ruimen. Dit uit zich bijvoorbeeld in medewerkers die zich laten trainen in het faciliteren van de methodologie binnen in hun eigen team.
3 learnings
De Prototyping Work methodologie helpt om een eigen unieke weg te vormen naar bijvoorbeeld progressief organiseren. Het betekent wel dat er ruimte en vrijheid gegeven moet worden en verantwoordelijkheden zullen verplaatsen. Dat voelt in het begin spannend, maar dat is iets waar iedereen in de organisatie van profiteert.
- Begin klein. Een organisatie verandering hoeft niet groot en top down te zijn. Juist klein beginnen maakt het veilig en zorgt ervoor dat je kunt ervaren wat wel en niet werkt voor jouw organisatie. Wanneer het succesvol is kun je altijd nog groeien met de aanpak.
- Ga op zoek naar wat werkt voor de organisatie, de teams en de medewerkers als individu. Je laten inspireren door frameworks of andere organisaties is mooi. Een op een kopiëren niet, dat gaat gegarandeerd mis. Door middel van concrete prototypes leer je snel wat binnen de organisatie en verschillende teams werkt.
- Sluit aan op het ritme. Teams hebben altijd een ritme, of ze nu agile werken of niet. Soms helpen we deze te creëren, maar het liefst sluiten we aan op een bestaand ritme. Hiermee wordt er gezorgd voor een bij dat team passende snelheid.
